讲座-6-客户投诉处理原则与技巧学*文档

发布于:2021-10-13 23:36:43



┌ 睿资计划 大管家集训认证培训体系课程之——
客户投诉处理原则与技巧
讲师 :

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1 投诉的基本概念
PART 1

2 投诉处理的步骤 PART 2

3 投诉处理技巧 PART 3

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END

4 常见的投诉事件案例 PART 4

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1 投诉的基本概念
PART 1

2 投诉处理的步骤 PART 2

3 投诉处理技巧 PART 3

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4 常见的投诉事件案例 PART 4

投诉的定义 产生投诉的原因 处理投诉的原则

第一章:投诉的基本概念
1.1 投诉的定义
投诉定义:
(1)客户通过任何渠道(包括但不仅限于住这儿、4009515151、微博、 微信、万科投诉论坛、管家、指挥中心等)表达对万科物业的不满或抱 怨,诉求内容涉及物业服务或管理不到位,物业服务人员工作开展中存 在问题的报事。 (2)普通办理类事件回访过程中客户有质疑或不满的,视为投诉。 (3)客户第三次来电催促同一办理类事件,且对物业工作人员服务态 度或不及时处理表示不满的,视为投诉。

来源:
管家微信
来电来访
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4 4009派单
业主在各种场合 向所有员工诉说的抱怨

集团网、微博 4 住这儿

第一章:投诉的基本概念
1.3 投诉处理的流程 重复投诉定义及处理原则: 重复投诉:呼叫中心接到客户投诉后通过系统查找发现有同一投诉的报事记录且客 户继续追究此投诉,或客户声明其之前投诉过但无人处理或不认同处理结果,或在对 投诉回访过程中客户对处理结果不满意不认可的,视为重复投诉 客户对同一投诉:第二次投诉交管理中心总经理处理,邮件发送管理中心总经理,抄 送运营管理岗; 第三次投诉交决策委员会处理,邮件发送大区总经理,抄送决策委员会、大区业务助 理、运营中心投诉处理对接人
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第一章:投诉的基本概念
1.3 投诉分类
? 房屋管理类 ? 设备管理类 ? 安全管理类 ? 环境管理类 ? 综合服务类 ? 业户纠纷类 ? 地产相关类 ? 其他类
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第一章:投诉的基本概念
1.2 投诉产生的原因

1

想解决问题,快速简捷得到处置

为什么 投诉
4

2 得到赔偿或补偿
3 发泄怒气,警告对方,负起责任给一 个说法

想看到改进,不让问题再次发生

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第一章:投诉的基本概念
1.3 投诉处理的流程
(1)呼叫中心接到客户首次投诉后派单管家,由管家接单处理,需30分钟内响应 且最迟不超过两个工作日内给客户明确反馈。管家应尽快完成处理,遇复杂、困难程
度,管家须及时向管家系统负责人或值班经理、合伙人项目首席对接人报告并设法获
得服务中心范围内的最大资源支持或最高决策意见,并将代表服务中心最终处理意见
的结果反馈客户。 (2)若遇到客户的投诉对象为管家,则呼叫中心派单管家系统负责人或值班经理处理; 客户的投诉对象为管家系统负责人或值班经理,则呼叫中心派单合伙人项目首席对接 人 (3)管家、管家系统负责人、值班经理、合伙人项目首席对接人均须通过“助这儿” 接单及反馈,投诉处理完毕,则反馈“完成”并备注清楚情况后事件关闭,由呼叫中 心回访验证。 (4)A:回访过程中,针对普通办理类报事,客户对处理结果不满意或不认可的,呼 叫中心将此作为投诉派单给服务中心管家 B:针对投诉类报事,呼叫中心通过回访发现客户对投诉处理结果不满意或不认可,呼 叫中心进行投诉升级处理。
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第一章:投诉的基本概念
1.4 投诉处理的重要性
误区:1、投诉的业主都是刁民,是在找我们的麻烦,是没事找事 2、遇到投诉就害怕,不愿意处理
真相:满意度第三方调查结果显示,投诉过的客户对我们的忠诚度反而高。 投诉的真实目的:业主对我们的关心、期望、甚至依赖,希望我们不断改进, 对万科物业充满信心。爱之才会投诉之,觉得能够做得更好才会投诉。
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1 投诉的基本概念
PART 1

2 投诉处理的步骤 PART 2

3 投诉处理技巧 PART 3

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4 常见的投诉事件案例 PART 4

安抚客户情绪 提出解决方案 降低不合理预期 跟进回访 总结

第二章:投诉处理步骤

1
安抚客户情绪

2
提出解 决方案

3
降低客户 不合理预期

4
跟进 回访

5
总结

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第二章:投诉处理步骤
2.1 安抚客户情绪&提出解决方案
1. 处理客户投诉先处理客户的情绪
要点:
① 重视的态度 ② 真诚热心的问候,面带微笑倒水(温水)落坐 ③ 恰当的询问,让对方冷静下来:“我能理解您的心情,请您和我说”“您来是
希望我帮您解决问题对吗?请息怒,请您坐下来慢慢说” ④ 寻找共同点 ⑤ 暖心话,立即采取的动作 ⑥ 适度称赞

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2. 提出解决方案
① 提出解决方案 ② 给客户更多的选择,尽量贴*、满足客户的需求 ③ 谨记:解决方案提出后不能轻易发生更改 ④ 适当留有余地

第三章:投诉处理步骤
2.2 投诉处理—降低不合理期望值
1. 不要直截了当地拒绝客户的要求 2. 告诉客户我们能做的会全力以赴,不能做的说明原因和依据
一、愤怒的客户
1. 表现积极——告诉你的客户你能做什么而不是不能做什么 2. 使客户放心——向客户表明你明白他/她生气的原因,并愿意帮忙解决问题 3. 保持客观的态度——即使客户提高音调或使用亵渎的语言,保持冷静。客户是对公司或者提供的服务生
气而不是针对你个人。 4. 积极仔细的聆听——当人生气的时候,他们需要找机会来发泄自己的不满,也需要别人聆听他们的倾诉,
因此要避免打断他们。 5. 确定愤怒的原因——通过倾听、询问、反馈、分析信息等方法,试着去复述、确定问题的根结。 6. 磋商解决方法——设法从客户那里找到解决问题的方法。 7. 后续跟进落实——一旦确定解决方法就需积极跟进事实,保证运行顺利。
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第三章:投诉处理步骤 投诉处理-降低不合理的期望值
2.2 投诉处理—降低不合理期望值
二、苛刻或专横的客户
苛刻、专横可能是个性的一部分,也可能是客户过去曾经经历过服务不周造成的。这类客户通常缺乏安全感。 1. 尊重客户——并非你必须满足客户的每一个愿望,而是用积极的态度和语言进行交流,让客户感觉你在积
极寻求解决问题的方法。 2. 公*、果断的行为——果断的行为似乎对苛刻或者专横的客户合适的回应。 3. 告诉客户你的能力范围——与客户交流时不要总说消极或者不能做的事,而是集中在可能和你愿意去做的
事情上。同时要确保你乐意帮助客户和尊从客户的意愿不是表示你屈服或者让步,否则客户很可能提出额外 的要求后者更苛刻的的要求。
三、理智的客户
1. 致歉,表达重视的态度,问明原委 2. 达成共识,快速行动,弥补不足 3. 回访
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第二章:投诉处理步骤
2.3 投诉处理—回访及总结
回访
1. 对投诉的问题本身进行回访 2. 对客户的感受进行持续关注 3. 对同类问题同类客户制定改善方案 4. 确定统一说辞并培训相关人员
总结
1.把客户当做朋友,为朋友帮忙解决问题,与客户共情 2.法律法规做利器,投诉处理的依据 3.运用投诉处理技巧,服务意识和服务态度,和客户达成共识
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1 投诉的基本概念
PART 1

2 投诉处理的步骤 PART 2

3 投诉处理技巧 PART 3

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4 常见的投诉事件案例 PART 4

倾听 沟通技巧

第三章:投诉处理技巧
3.1 投诉处理的技巧—倾听
1、用80%的时间去倾听,20%的时间说话; 2、不要打断,鼓励对方多说,必要时记录; 3、听话听音,听出潜台词,了解客户要什么; 4、站在对方角度运用同理心倾听,与对方产生共鸣、共情; 5、肢体语言:视线接触、微笑、点头; 6、适当的总结并反馈。
站在自己的角度,未站在客户的角度,注意潜台词
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第三章:投诉处理技巧
3.2 投诉处理的技巧—沟通技巧 德鲁克:人无法靠一句话沟通,总是得靠整个人来沟通
沟通有效[类别性名称],
[百分比]

[类别名称], [百分比]

[类别名称], [百分比]

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语言 声音语调 表情动作
(友好的眼神、诚恳看着对方,面带微笑,声音柔和,大方自信的手势,身 体前倾表达诚恳和专注)

第三章:投诉处理技巧
3.2 投诉处理的技巧—沟通技巧
沟通是互相交换信息的行为
沟通的基本问题是心态 沟通 的原理是关心 沟通的要求是主动 对于我们,除了以上,沟通的支撑点是专业知识
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第三章:投诉处理技巧
3.2 投诉处理的技巧—沟通技巧
沟通是互相交换信息的行为
故事分享: 唐僧是个细心的人 这天,他整理孙悟空的内裤,发现有个洞,然后就耐心的缝了起来, 第二天又发现有个洞,于是又补了起来; 三天依旧还是个洞 正当他拿起针线时, 猴哥过来,一脚踹飞了唐僧, 你告诉我 尾巴搁哪儿?搁哪儿?搁哪儿! 这个故事告诉我们, 你默默的付出,其实 并不是所有人都能接受 所以,沟通真的很重要
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第三章:投诉处理技巧
3.2 投诉处理的技巧—沟通技巧
不用
① 你不明白。你必须 ② 你说的不对,不是你说的这样 ③ 你没有理解我的意思。 ④ 我们有规定(禁止)…… ⑤ 这不是我的工作范围(责任) ⑥ 你的话没道理。 ⑦ 我从来没有说过。 ⑧ 我不知道 ⑨ 为什么那么理解

多用
① 那的确让人生气。(同理心) ② 我理解您的心情或感受(同理心) ③ 我明白了(引导说出真实想法) ④ 后来又发生了什么 ⑤ 您的意思是……对吗? ⑥ 对不起 ⑦ 是什么让您那么理解

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1 投诉的基本概念
PART 1

2 投诉处理的步骤 PART 2

3 投诉处理技巧 PART 3

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4 常见的投诉事件案例 PART 4

第四章:案例分析 投诉处理- 总结
4.1 违章搭建凉棚
一日, 某业主气呼呼冲到物业办公室,带点湖 北口音进门就骂:“你们物业欺负“老子” 吗 ,我 刚住进来好欺负吗?我以前住在提篮桥,是混世道的, 你们欺负我我 就和你们搞,我家的凉棚被谁拆掉的 , 叫出来,我饶不了他 ,弄死他!我家好欺负吗, xxxx(脏话)……,楼上花盆掉下来你们偿命不?”
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第四章:案例分析 投诉处理- 总结
4.1违章搭建凉棚案例分析

处理要点

01

02

处理情绪,缓和紧张气 氛,发现潜台词

立即现场查看处理 了解详细情况

03
解释原委(公共部位不 得私自搭这样物品)

04
表示歉意 (未提前告知)
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05
告知解决方案(提醒楼 上业主将易坠落花盆拿
回室内并加固)

06
及时回访

第四章:案例分析 投诉处理- 总结
4.2工单未处理完,也未与客户沟通,造成客户投诉 投诉:第三次了!忍无可忍!为什么报修没处理,就说处理完 毕?忽悠人是吧?没有监管机制,app报修完全就是闹眼子!成都
处理:魅力之城4期42号楼某业主报事“挪一下晾衣杆,需要在顶 上打四个钢膨胀螺丝。” 当天维修人员许帅上门,家里没人,对讲和电话都无人接听,故 跟幸福驿站前台说了此事,前台和CRM岗期间未交接清楚是否已 维修,就把单子关了 。 昨日,管家对业主进行回访,业主说已找外面人员维修,态度比 较*静,没有提之前关单的事。
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第四章:案例分析 投诉处4.3理关于- 电总梯结困人处理及沟通不当,引发的客户投诉
我是青岛城市万科城市花园一个普普通通业主,从我入住小区到现在已经三年多了,期间虽然和万科物 业或地产有过些许不愉快的事情,但是我从来没有少交过一分钱的物业费。我可能不是一个让你们物业 满意的业主,但是我自己感觉我没欠你们物业一点东西,可是你们物业呢。上周五(2月26日)早*说 半左右我妻子坐电梯从12楼下到1楼,电梯在到达4楼时突然停在楼层中间,通知万科物业后,虽然物业 人员到达现场,但是没有一个人采取紧急措施施救,那么多人就在现场一直等着,等到20多分钟后电梯 维保人员到场打开电梯门后才将我妻子救出,我妻子独自在电梯里待了20多分钟受到巨大的惊吓,连续 两天一直做恶梦,连班都不能上,更不用说坐电梯了。虽然你们物业人员在周六下午到我家了解情况, 但是物业人员竟然告诉我,电梯出故障是你们物业也不想看到的,你们物业也在你们规定的时间内将人 放出,你们物业该做的工作已经做了,至于我妻子受到惊吓的问题,你们物业也没有办法,让我自认倒 霉。
我现在特别想问一句,你们万科物业都是这么处理问题的?电梯出问题第一时间不是救人而是等,等 所谓的资质,等所谓的规定。如果里面困得是老幼病残怎么办?如果被困的突发紧急症状怎么办?我妻 子身体还算不错,就是受到了惊吓,但是你们也不能说让我自认倒霉吧,说出这样的话你们自己觉得合 适?你们万科物业什么时候也变成了只知道收钱不知道办事的物业了。
周五(2月26日)上午9点左右我曾经打过你们4009515151投诉电话,电话中我要求青岛分公司的相关 人员对此事给我一个答复,但是到今天(3月2日),到现在为止我没有收到分公司任何人对此事和我有 过任何联系。就在发这封邮件之前我又一次打了4009投诉电话,询问为什么一直没有反馈,得到的答复 竟然是万科物业已经回复说和业主已经将此事处理完毕,业主对物业的处理很满意。我不知道你们万科 城市花园物业到底想干嘛,怎么可以无中生有,捏造事实。你们万科现在连直面问题的勇气都没了吗?
这封邮件我不知道万科相关领导能否看到,能否重视,我希望万科仍然是我之前记忆中的万科。
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第四章:案例分析 投诉处理- 总结
4.3关于电梯困人处理及沟通不当,引发的客户投诉
业主投诉的主要矛盾点: 1.1电梯困人后服务中心安全人员第一时间到达后未对被困人员进行解救。 1.2 首次沟通时入户人员的沟通态度问题【员工的描述“我们没有责任”】让业主接受不 了。 1.3呼叫中心反馈信息已关闭问题。 1.4业主对于“服务中心无责任”不理解。
投诉处理: 1首先针对业主被困后造成的惊吓给予道歉;同时对于内部信息传达不畅通导致的困扰表示 歉意。 2针对业主几点问题进行逐项解释,请业主理解服务中心电梯管理处理流程。 3表达关怀,给予适当的慰问,比如果篮
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第四章:案例分析
4.5客户投诉未及时响应,且为及时告知客户工作进展,造成升级投诉
案例 尊敬的物业管理及服务人员,你们辛苦了!1、亲地轩南门口附*及往东 的卫生经常不干净,作为一个万科老业主,切身感受到环境卫生的每况 愈下,这边东面是一片停车的地方,算是一处角落吧,见不到每天清扫 的痕迹,我已反映多次,似乎一直未有改善,望重视。另外,2、南门门 牌上的“南门”标示字体脱落已久,访客多有不便,希望早日漆上去
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第四章:案例分析
4.5
1、事件背景: 2016年5月3日亲地轩J302业主陆先生通过住这儿反应:1、亲地轩 南门口附*及往东的卫生经常不干净2、南门门牌上的“南门”标示 字体脱落已久,访客多有不便,希望早日漆上去。由于绿化带的落 叶积攒过多,需要安排时间统一清理,所以导致5月6号业主在意见 反馈时继续投诉卫生问题和保洁人员的服务态度。 处理经过: 2016年5月6日管家王银才与绿化清洁负责人崔甫朝一起查看现场, 首先,安排对南门附*卫生进行彻底清理;其次,对保洁员工进行 服务培训;第三,安排技术员对南门字体重新刷漆。 3、客户意见: 管家王银才和业主沟通解决方案,客户表示非常认可,感受到万科 物业非常重视自己的意见,也表示感谢。
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第四章:案例分析
4.6 拒交空置商铺物业费
案例
本人是**商铺业主,15年买了商铺想辞职后自主创业做点生意的,谁想买了从此以后生活鸡犬不宁。因为酷爱 美食,所以首次创业选择了自己熟悉的行业,开个小饭馆,当初买房时万科也承诺就是开餐饮的。之后花了3个月时 间请人设计图纸,还雇佣了环评公司写了环评登记报告交到环保局,却不料被退了回来,回复原因是万科未交付商铺 验收的环评报告,属于违规行为,所以他这块地的所有商铺都不予办理环评业务,要我找开发商督促解决此问题。环 评不批意味着营业执照没戏,店自然无法开张。我当时的想法是万科的房款都收了,哪还会为一个小业主再去折腾? 人微言轻,遂打消了与万科理论的念头。开店梦想只能暂且搁置,但并未放弃,之后还是不断想方设法与环保局周 旋,此时商铺也不敢随意租给他人,到15年年底,空置了也有半年之久。
开店不顺已经让人心力憔悴,想不到雪上加霜的事情来了,这就是碰上了史上最奇葩的万科物业员工王某某及其 同事,手机是**。本来临*年底通知业主缴纳物业费是很正常的,可是此人的催缴手段之毒辣我是闻所未闻,简直与 黑社会、流氓无异。
从一开始10月份打电话让我交付下半年的物业费时还算正常客气,我当时回复说时间还早,晚点再说,想不到 到了12月份,电话频率明显激增,达到2天一通的程度,我遂与其说明了原委与苦衷,没有收入来源加上我是待业 中,希望能延期支付,等明年能开店了我一定会缴纳,实在开不了店我到时再租赁出去补缴。想不到得到的回答却是 我们公司年底要结账,必须支付物业费,你与万科的纠纷和我们无关,我明天上你家去取。没想到当初购房时留下的 联系方式,被万科如此滥用,未经我同意就擅自把资料交给物业,这不是传说中的侵权么?我只是买了你们万科的商 铺,我私人住宅不在你们管辖范围,凭什么来侵犯他人隐私!内部有腐烂,就该马上挖掉。
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第四章:案例分析
4.6 拒交空置商铺物业费案例分析
案例
服务中心接到客户反馈的诉求,第一时间联系客户,客户的问题由于客户在服务中心工作人员催缴物 业费并未向物业反馈,如果客户联系物业,物业一定和客户一起联系地产人员,帮助客户一起解决, 但是因为地产的问题不能成为客户拒交物业费的理由,物业一起协调帮忙处理,客户表示理解,12 月28日客户到前台交物业费。
案例分析
客户投诉的真实原因:求得同情,发泄不满,希望得到更多的物业帮助。
从2015年3月31日交房,客户的房屋始终是空置,所以感受不到物业的服务,在客户的心理,房子没 入住,物业凭什么收取物业费,*时接不到物业电话,一打电话就催费,给客户带来反感,所以物业 吸取经验,日常多联系客户,例如小区的活动,过年过节的短信问候等。
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第四章:案例分析
4.6交空置商铺物业费案例分析

1
物业针对空置房 的客户制定统一 方案

2
管家对网格区域 空置房客户定期 巡视,发现问题 及时反馈客户

3
物业组织社区活 动、管家已电话 方式、微信方 式、短信方式邀 约空置房客户参 加

4
对空置房客户生 日发送电子贺 卡,与空置房客 户建立有效的沟 通渠道

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第四章:案例分析
4.8 乱晾晒
案例
某小区业主投诉无处晾晒衣物,到天台晾晒受到安全员阻止
解决办法
1、通过线上(APP住这儿热点议事厅)和线下(楼道栏)发起议事
乱停车、乱晾晒、文明养犬、违章搭建、阳台封闭、公共侵占、广场舞 噪音、天台开放晾晒等社区事务可以通过社区议事方式解决。
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第四章:案例分析
4.9 项目外非法焚烧垃圾
案例
*日,多户业主投诉小区经常有股焦糊味道,从小区外围东南侧飘过来,来源不明,要 求物业处理。
解决过程
1. 寻找源头,距小区1公里以外发现非法焚烧垃圾; 2. 系统负责人带领管理人员至焚烧现场,拿着水桶将还在燃烧的残留火苗浇灭,将管理人员现
场处理的动作拍照及时在管家朋友圈分享; 3. 拨打市民投诉热线,举报非法焚烧垃圾; 4. 动员热心业主一起举报; 5. 过程中和业主保持互动; 6. 跟进直到堆放及垃圾垃圾的行为结束。
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课程回顾
01 投诉来源于哪几个渠道? 02 投诉处理的步骤分别是? 03 投诉的客户主要可分为哪几类? 04 在跟业主沟通的过程中,应该把握哪些沟通要点?
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